Getting Things Done

Jakie macie sposoby na problemy z organizacją?

Gdyby efekty naszej pracy liczyć stopniem, w jakim każdego dnia jesteśmy zajęci, zabiegani i zapracowani, to każdy byłby już lata świetlne od swoich obecnych celów, miałby czerwone porsche w garażu i niecierpliwie liczył dni do kilkutygodniowych wczasów na Hawajach (albo Islandii, jeśli woli się mimo wszystko chłodniejsze klimaty).

Jeśli więc mamy w miarę konkretne cele, to co powstrzymuje nas od realizacji planów i pozostawia je w sferze niezrealizowanych marzeń?

  • lenistwo?
  • cienka granica naszej strefy komfortu?
  • inne przyziemne zajęcia?
  • brak samodyscypliny?
  • brak czasu?
  • niechęć?
  • strach?

Można by pokusić się o odpowiedź, że wszystko to po trochu. Nie chce nam się i boimy się, bo musimy odważyć się na zmiany, a nasze marzenia w rzeczywistości wcale nie muszą okazać się takie piękne.
Co nam da, że będziemy zdyscyplinowani i systematyczni, jeśli skupimy się na tym, co właściwie jest bezużyteczne, nie daje widocznych efektów i nie przybliża nas do celu?

Problemem nie jest właściwie nawet czas, bo każdy, tak samo ten, kto utknął w miejscu, jak i ten, kto konsekwentnie realizuje swoje kolejne plany, mają go tyle samo. Paradoksalnie można nawet odnieść wrażenie, że osoby szczególnie zapracowane robią więcej, bo zdają sobie sprawę, jak czas jest cenny.

Kluczem do sukcesu, tak samo w życiu prywatnym i zawodowym jest więc przede wszystkim jasny plan działania, który niczym mapa pokaże nam jak prowadzić ster, by w końcu dopłynąć do upragnionych portów.

Bardzo ostrożnie podchodzę do poradników, w których obiecuje się przysłowiowe gruszki na wierzbie. Większość z nich napisana jest według stałego schematu – pan lub pani X biorą się do roboty, zakładają firmę albo pną się coraz wyżej po szczebelkach kariery, wspierani przez uśmiechniętych przyjaciół i członków rodziny. Zamiast jednak frustrować się czytaniem kolejnej historii człowieka sukcesu i stać w miejscu, lepiej jest sięgnąć po syntezę. Taką klasyką gatunku jeszcze do niedawna była książka „7 nawyków skutecznego działania”. Teraz modna stała się pozycja „Getting Things Done” Davida Allena.

Getting things done, David Allen

Książka to właściwie kolejny poradnik napisany z typowo amerykańskim rozmachem. Motywujący, nadmuchany, obiecujący sukcesy, jeśli tylko zacznie się stosować do zawartych w nim porad. W tym przypadku jednak, jeśli faktycznie wdroży się w życie proponowane rozwiązania, rzeczywiście można odczuć pewną ulgę, zminimalizować codzienny stres, uporządkować swoje sprawy, a przede wszystkim pracować o wiele wydajniej. Warto więc przymknąć oko na rozbudowane i wspaniałe obietnice i skupić się na pomysłach autora.

Jak działa ludzki mózg?

Absolutna podstawa w dobrej organizacji, to znajomość mechanizmów pracy ludzkiego mózgu. Allen nazywa go najlepszym i najbardziej doświadczonym planistą na świecie. Pokazuje jednak jego jeden zasadniczy defekt. Ludzki mózg nie odróżnia przeszłości od przyszłości. Dla niego wszystko dzieje się w czasie teraźniejszym. Nie narzuci mu się także myślenia o priorytetach w pierwszej kolejności. Przeciwnie, mózg demokratycznie przypomni nam w najmniej odpowiednim momencie o pierdołach, na które nigdy nie ma się czasu. Efekt? Myślimy nieustannie o wszystkim, zużywamy bezcenną energię, tracimy czas, a w rzeczywistości niewiele robimy. Nic dziwnego, że kolejne obowiązki zaczynają się piętrzyć, a my odczuwamy coraz większą frustrację. Co zatem zrobić w takim wypadku?

Allen podsuwa nam tak proste, że aż śmieszne rozwiązania. Wszystko trzeba zebrać, uporządkować i zapisać. Wyrzucić z głowy i przelać na papier. Dać wytchnienie umysłowi i wreszcie skupić się w pełni na pracy.
Zalety?

  1. odzyskuje się poczucie kontroli nad wszystkim,
  2. lepiej wszystko się planuje,
  3. zaczyna się sporo zadań wykonywać mimochodem,
  4. codzienny stres zmniejsza się, a na jego miejsce przychodzą błoga satysfakcja i nowe porcje energii do działania.

Czy to nie piękne?

Własne życie z różnych perspektyw

Krok drugi to umiejętność spojrzenia na swoje życie z różnych perspektyw. Trzeba mieć cały czas pod kontrolą chwilę obecną, najbliższy tydzień, miesiąc i rok, ale jednocześnie pamiętać, do czego dąży się w życiu.
Własne marzenia, które najczęściej zostaną niezrealizowane, odkłada się na później, bo nie wydają się tak pilne jak codzienne obowiązki. A to poważny błąd. Te nasze prywatne projekty planuje się na przyszłość, ale tylko dlatego, że są bardziej złożone. By zacząć je realizować, trzeba rozbić je mniejsze zadania i realizować po kolei w miarę naszych możliwości.
Świadomość, że powoli pchane są do przodu, tylko dodaje nam energii i motywuje do dalszej pracy.
A nasza codzienność? Do niej również warto nauczyć się podchodzić metodycznie. Wszystko porządkować, ustalać i systematycznie realizować.

Jak skutecznie porządkować zadania?

Kiedy już zmieni się sposób myślenia, można przystąpić do pracy i zacząć wszystko porządkować. Kluczowe jest wyrobienie w sobie nawyku rozpatrywania wszystkich spraw od razu. Autor zachęca, by w miarę możliwości wszystko, co jest do zrobienia, zgromadzić na biurku, w szufladzie czy kartonach i zacząć po kolei wszystko przeglądać.

Zadania 2-minutowe – zrobić od razu i zapomnieć

Zadania i projekty bywają bardzo różne. Niektóre (jak telefon, mail, zapłacenie rachunku) można wykonać nawet w ciągu 2 minut. W takim wypadku Allen namawia, by nie czekać, tylko od razu zrobić i zapomnieć.

Zadania, które faktycznie można odłożyć na później

Niektóre zadania zalegające nam w głowach, biurach i na biurkach, można sobie z powodzeniem odpuścić. Ale autor zachęca, by stworzyć sobie listę kiedy/może i tam wprowadzić te nietypowe projekty jak naukę chińskiego, lekcje tańca czy obejrzenie filmów. Przestaje się wtedy o takich projektach myśleć i wraca się do nich wtedy, kiedy faktycznie ma się na to czas i ochotę.

Większe projekty – wszystko zaczyna się zawsze od pierwszego kroku

Przy bardziej złożonych projektach, obowiązkowo trzeba natomiast określić pierwszy przysłowiowy krok. Czasami jest to skontaktowanie się z kimś, czasami zebranie informacji. Jeśli zajmie to więcej niż 2 minuty, pierwsze zadanie projektu warto wprowadzić na jedną z naszych list rzeczy do zrobienia. Jednocześnie dobrze jest też określić, do jakiego celu się dąży, bo jego wizualizacja jak mało co może zmotywować do pracy.

Małe wspomagacze naszej efektywności

Allen gorąco zachęca też do korzystania z różnych pomocników i podkreśla wyjątkowe znaczenie uporządkowanego miejsca pracy.

  • BIURKO  (tak samo w pracy i w domu powinno być w idealnym porządku)
  • KALENDARZ (powinien służyć tylko do zapisywania w nim zadań do wykonania na dany dzień; list zadań nie można przepisywać z dwóch względów: 1) to strata czasu 2) traci się zaufanie do siebie i kalendarza)
  • NOTATNIK (miejsce, w którym trzyma się listy najlepiej jest przeglądać raz w tygodniu i aktualizować notatki)
  • GADŻETY (elektroniczne urządzenia, z których lubimy korzystać, mogą okazać się naszym sprzymierzeńcem, przy realizacji zadań, ale z drugiej strony warto pamiętać, że im bardziej zaawansowane aplikacje do zarządzania, tym mniej staną się użyteczne)

Ważne – energia i kategorie

Zadania do wykonania, trzeba nie tylko wciągać na listę spraw do załatwienia, ale i przypisywać je do odpowiedniej kategorii (np. do zrobienia w domu, na komputerze, na mieście) i określić, ile trzeba na nie zużyć energii. Wiele zajęć nie wymaga, byśmy byli w szczytowej formie, ale do tych, które wymagają pełnej koncentracji i świeżego umysłu, lepiej nie zasiadać od razu po przebudzeniu albo późnym wieczorem, kiedy jest się już bardzo zmęczonym.

Jak wylicza autor, każdy z nas ma średnio nawet po kilkaset zaczętych projektów, ale można nad nimi zapanować, jeśli tylko odpowiednio się wszystko uporządkuje 😉

Getting things done – podsumowanie

Każdy z nas może pracować efektywnie, bez stresu i zgodnie z planem realizować wszystkie swoje projekty i zadania. By wszystko szło zgodnie z planem, trzeba:

  1. Nauczyć się patrzeć na życie z perspektywy chwili obecnej, najbliższego tygodnia czy miesiąca, ale i spojrzeć długofalowo, pomyśleć o marzeniach i sensie życia. W idealnym układzie, wizualizacja celów powinna tylko dodatkowo motywować do realizowania codziennych zadań.
  2. Rozpatrywać nowe sprawy od razu:
    – 2-minutowe zadania wykonywać od razu
    – aktualne projekty spisać na kartce, rozbijać na zadania i określić pierwszy krok
    – zadania na zaś wpisać na listę kiedyś/później
  3. Co tydzień przeglądać listy spraw, każdego dnia realizować zadania z kalendarza, a w miarę możliwości wykonywać zadania z listy spraw do zrobienia.
  4. Lubić siebie i nauczyć się ustalać własne warunki i umowy z samym sobą – jasno określić, kiedy rezygnować, wypełniać, a kiedy renegocjować.

***

“Getting Things Done” Davida Allena warto przeczytać i od razu zacząć działać.
Jeśli zacznie się stosować wskazówki autora, szybko można się przekonać, że praca wcale nie musi być ciężka, żeby była przyjemna i satysfakcjonująca, a im więcej się robi, tym więcej ma się energii i ochoty, by pchać swoje projekty do przodu.

P.S. Zbliża się maj, długi weekend to bardzo dobry czas, żeby zrobić porządki w swoim życiu i zacząć działać :) Już teraz :)

photo credit: Kalender / calendar via photopin (license)